Kembali

Kebijakan Privasi & Keamanan

Terakhir diperbarui: 23 October 2026

1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana aplikasi HR - NAMe mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi informasi yang berkaitan dengan karyawan dalam rangka mendukung proses administrasi dan operasional sumber daya manusia perusahaan.

Aplikasi ini digunakan untuk kebutuhan internal perusahaan. Akun pengguna dibuat dan dikelola oleh pihak perusahaan atau administrator yang berwenang. Aplikasi tidak menyediakan pendaftaran akun secara mandiri untuk publik.

2. Data yang Diproses

Sesuai fungsi aplikasi, data yang dapat diproses meliputi:

  • Data identitas dan profil: nama, email, nomor telepon, alamat, tanggal lahir, jabatan/posisi, divisi, dan nomor identitas kepegawaian apabila tersedia pada sistem perusahaan.
  • Data autentikasi: kredensial login dan token autentikasi yang digunakan untuk menjaga sesi akses aplikasi.
  • Data lokasi: koordinat GPS saat proses presensi atau pengajuan terkait lokasi, termasuk informasi alamat yang dapat diperoleh dari koordinat untuk kebutuhan operasional presensi.
  • Foto: foto profil dan foto yang diambil atau dikirim ketika melakukan proses presensi atau pengajuan tertentu.
  • Verifikasi wajah: foto selfie yang digunakan untuk proses verifikasi wajah terhadap foto profil dalam rangka memastikan identitas pengguna saat presensi.
  • Data presensi: tanggal, waktu masuk/keluar, lokasi, foto presensi, serta informasi terkait jadwal dan status presensi.
  • Data pengajuan kepegawaian: pengajuan cuti, perjalanan dinas/presensi di luar lokasi, lupa presensi, alasan pengajuan, status persetujuan, dan informasi persetujuan yang terkait.
  • Data teknis dan keamanan: informasi yang diperlukan untuk autentikasi, pengamanan akses, audit aktivitas, dan pengoperasian layanan.

3. Tujuan Penggunaan Data

Data digunakan untuk tujuan yang berkaitan dengan operasional internal perusahaan, antara lain:

  • mengelola akun dan profil karyawan;
  • melakukan autentikasi dan mengamankan akses aplikasi;
  • mencatat dan memverifikasi kehadiran karyawan;
  • memastikan proses presensi dilakukan dari lokasi yang sesuai dengan ketentuan perusahaan;
  • melakukan verifikasi wajah pada proses presensi;
  • mengelola pengajuan cuti, dinas, dan koreksi/lupa presensi;
  • memproses persetujuan oleh pihak yang berwenang; dan
  • menjaga keamanan, auditabilitas, dan keandalan sistem.

4. Lokasi dan Foto untuk Presensi

Aplikasi dapat meminta akses lokasi dan kamera ketika fitur presensi atau fitur terkait membutuhkannya. Data lokasi digunakan untuk mencatat posisi presensi dan melakukan pemeriksaan jarak terhadap lokasi yang ditentukan perusahaan. Foto digunakan sebagai bagian dari proses presensi dan verifikasi identitas.

Akses lokasi pada aplikasi digunakan ketika diperlukan oleh fitur terkait dan bukan untuk pemantauan lokasi secara terus-menerus di latar belakang.

5. Verifikasi Wajah

Untuk membantu memastikan bahwa presensi dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan, aplikasi dapat menggunakan foto profil dan foto selfie yang diambil saat presensi untuk proses verifikasi wajah. Proses verifikasi digunakan untuk tujuan autentikasi/validasi presensi dan tidak dimaksudkan untuk tujuan iklan atau pemasaran.

Data foto dan hasil proses verifikasi hanya digunakan sesuai kebutuhan operasional sistem dan hak akses yang diberikan kepada pihak yang berwenang.

6. Penyimpanan dan Keamanan

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan yang sesuai dengan fungsi sistem, termasuk penggunaan koneksi HTTPS/TLS untuk komunikasi dengan layanan, autentikasi berbasis token, pembatasan akses berdasarkan hak pengguna, serta hashing password menggunakan mekanisme keamanan yang sesuai.

Akses terhadap data dibatasi kepada pengguna atau administrator yang memiliki kewenangan sesuai kebutuhan pekerjaan. Kami tidak menyatakan bahwa sistem bebas dari seluruh risiko keamanan, namun melakukan langkah yang wajar untuk melindungi data dari akses, perubahan, atau penggunaan yang tidak sah.

7. Penyimpanan dan Retensi Data

Data disimpan selama diperlukan untuk menjalankan proses administrasi dan operasional perusahaan, memenuhi kebutuhan audit dan pencatatan, atau selama diwajibkan oleh kebijakan perusahaan dan ketentuan yang berlaku.

Lama penyimpanan dapat berbeda menurut jenis data dan kebutuhan operasional. Data dapat dihapus, dinonaktifkan, atau diarsipkan sesuai kebijakan perusahaan dan prosedur yang berlaku.

8. Akses dan Pengungkapan Data

Data digunakan untuk kebutuhan internal perusahaan dan dapat diakses oleh pihak yang berwenang, seperti karyawan terkait, HR, administrator, atasan, atau pihak lain yang memerlukan data tersebut untuk menjalankan fungsi pekerjaan dan proses persetujuan.

Data tidak dijual kepada pihak lain untuk tujuan pemasaran. Data dapat diberikan kepada penyedia layanan teknis yang membantu pengoperasian sistem apabila diperlukan, dengan tetap memperhatikan keamanan dan kewajiban perlindungan data yang berlaku.

9. Hak Pengguna

Karyawan dapat meminta informasi, koreksi, atau pembaruan atas data pribadi yang berkaitan dengan dirinya sesuai prosedur perusahaan. Permintaan terkait penghapusan atau pembatasan data akan diproses dengan mempertimbangkan kebutuhan administrasi, kewajiban pencatatan, audit, keamanan, dan ketentuan yang berlaku.

Untuk permintaan tersebut, karyawan dapat menghubungi HR atau administrator perusahaan melalui saluran resmi perusahaan.

10. Akun dan Penghapusan Data

Akun HR - NAMe dibuat dan dikelola oleh perusahaan atau administrator yang berwenang, bukan melalui pendaftaran mandiri publik di aplikasi. Apabila hubungan kerja berakhir atau akun tidak lagi diperlukan, perusahaan dapat menonaktifkan atau menghapus akun sesuai prosedur internal.

Permintaan terkait akun atau data dapat disampaikan kepada HR/Admin perusahaan.

11. Perubahan Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi dapat diperbarui apabila terdapat perubahan fungsi aplikasi, proses pengolahan data, kebutuhan keamanan, atau ketentuan yang berlaku. Versi terbaru akan dipublikasikan melalui halaman ini.

12. Kontak

Untuk pertanyaan, permintaan akses atau koreksi data, maupun pertanyaan mengenai privasi dan keamanan, silakan menghubungi HR/Admin perusahaan melalui saluran komunikasi resmi perusahaan.